10.1 Stab støtte

Faggruppe Stab støtte består stort sett av kommunalsjefer og assisterende rådmenn med ansvar for forvaltningsområdet Stab/støtte i sin kommune. Faggruppen ledes av Pål Ranes fra Surnadal kommune og koordineres av Torgrim Sjåvik i IKT ORKide. 

I 2022 endret faggruppen arbeidsform og plan for møtegjennomføring. I stedet for å ha faggruppemøter i forkant av styremøter endret vi dette til etter styremøtene.

• Vi endret fokus til å implementere vedtak fra styret
  • hvordan styrets vedtak påvirker våre fagområder
  • hvordan vi kan implementere enten gjennom fagnettverkene våre
  • hvordan vi iverksetter i linja i egen kommune
• Vi kalte inn fagnettverkslederene til møtene for å få god flyt av informasjon på tvers i vårt fagområde.

2022 har vært preget av stor aktivitet og mange gode leveranser ute i fagnettverkene.

I årsmeldingen skal vi nå liste opp arbeidet som er igangsatt eller fullført innenfor dette forvaltningsområdet. 

Sette brukeren i sentrum

• Vi har tatt i bruk kunstig intelligens for å sikre publisering av sensitive data på postlisten og slik sikre tillitt mellom innbyggerne og kommunen
• Gjennomført innsiktsarbeid på internkommunikasjon basert på intervju av ansatte i flere kommuner
• Fleksitidløsning (Visma Tid) er installert og opplæring er gjennomført i alle kommuner i samarbeidet.

 

Tjenesteutvikling i kommunene

• Innført nye løsninger knyttet til politiske møter, deriblant møtegjennomføring.
• Startet arbeid med å finne gode tekniske løsninger knyttet til eksamensgjennomføring, og beskytte elever mot skadelig innhold på nettet.
• Satt opp integrasjon mellom lønn, økonomi og personalsystemet (Visma HRM) og arkivsystemet (Public 360) for arbeidsavtaler.
• Deltatt på pilotprosjekt for automatisk arkivering for landsbruksdirektoratet
• Satt opp automatisk arkivering fra Husbanken til Public 360.
• Tatt i bruk malen «Skjema» i kvalitetssystemet (Compilo) og arbeidet med utvikling av muligheter via den.
• E-signering i fagsystemet Visma Enterprise har blitt anskaffet og tatt i bruk i alle kommunene i samarbeidet.
• Installert og tatt i bruk Visma Adresseregister som benytter modernisert folkeregister for oppslag.

 

Gjenbruk og del data

• Opprett nettverksgruppe for Brukerhåndtering og tilgangsstyring (IDM)  
• Satt opp automatisk oppretting og oppdatering av brukere (ansatte) på Compilo ved bruk av org.kart i HRM og henting av informasjon fra AD/Azure AD.

 

 Innovasjon

• Deltatt i prosjekter for å ta i bruk kunstig intelligens

 

Samarbeid og samarbeidspartnere

• Vært aktiv deltager i Digi MR samarbeidet.
• Deltatt på fellesprosjekt i Digi MR regi, for å anskaffe autentiseringsløsning
• Vi har invitert resten av Digi MR kommunene med på vår LØP anskaffelse. 6 kommuner har takket ja.
• Startet prosess med å se på felles prosedyre og KF skjema ved begjæring av innsyn/personopplysninger.
• Vi har samarbeidet om å innføre en håndterbar løsning for «Ledelsens gjennomgang» i kommunene.
• Organisert og formalisert et bedre samarbeid innenfor informasjonssikkerhet og personvern i fagnettverk for kvalitet
• Portalgruppen har gjennomført flere kurs og workshops med følgende tema
  • Felles nettsider barnevern og helsestasjon
  • Tilgjengelighetserklæring
  • universell utforming av nettsider
  • Universell utforming av maler i fagsystem (HsPro, P360
  • Nytt design nettsidene.
  • Klart språk
  • Redaktørfunksjon på hjemmesidene (Acos CMS)
• Samarbeid og laget mal for kanalstrategi, kanalark og trender på innsikt kommunikasjon internt og eksternt.
• Faggruppen LØP har satt i gang prosessen med å forberede anbudskonkurranse av ny løsning lønn, økonomi og personalsystem da dagens avtale løper ut 01.01.2024.
  • Prosess er derfor startet med å legge dette ut på anbud. Arbeidet startet opp etter sommeren 2022.
  • Flere kommuner som ikke er en del av IKT Orkide ønsket å delta på denne anskaffelsen. Man har kommet frem til en modell der kommuner og samarbeid utenfor IKT Orkide deltar med opsjon på tilsvarende løsning som IKT Orkide.
  • Det har vært bred deltakelse i fagmiljøene i kommunene i IKT Orkide.
  • Kravspesifikasjon er produsert, og anbudskonkurranse er under forberedelse.
• Opprettet nye fagnettverk innen økonomi og personal etter en modell man har benyttet på lønns-området.

 

Digital teknologi

• IKT Orkide har vært pådriver og aktiv i arbeidet med skyløftet, ved blant annet å flytte ut løsninger fra eget datarom.
• Pågående prosjekt for å se på integrasjon mellom kvalitetssystemet og arkiv.

 

Gevinstrealisering

• Jobbet målrettet mot å dokumentere gevinster knyttet til nye prosjekter.
• Innført automatisk oppretting av brukere i kvalitetssystemet.  

 

Sanering

• Sak & arkivløsning ePhorte er nå helt sanert.
• Sanert servere for KF skjema til Public 360, alt flyttet om til SvarInn.
• Overgang til FIKS folkeregister for fagsystem – kartlegge og endre avtaler. 99% er flyttet til FIKS, resterende er på Infotorg. Videre fokus på å få alle over på FIKS sin løsning.
• Overgang personlige tilganger til FIKS folkeregister, 99% er flyttet til FIKS, resterende er på Infotorg og vil bli flyttet over så fort det er mulig.

 

Samfunnsorientert

• Fulgt opp nasjonale beredskapstiltak.
• Tilstreber at våre IKT løsninger imøtekommer FN’s bærekraftsmål.

 

 

10.2 Teknisk

Faggruppen teknisk startet året med å bytte leder. Nils Heggem fra Rindal gikk ut, mens Margrete Magerøy fra Tingvoll tok over rollen. Kathrine Tømmervåg fra IKT Orkide er fortsatt koordinator for faggruppen. Det ble bestemt at det skulle velges ny leder igjen i starten av 2023.

2022 startet med gjennomgang av mandat av faggruppen. Faggruppen bestemte at vi jobbe mer aktivt på strategi om Digital transformasjon i møtene. Gruppen diskuterte hvordan vi arbeider for å nå målene i de ulike områdene i kommunene og fagnettverkene som ligger under teknisk faggruppe.

Nettverksgruppene som tilhører faggruppen er administratorer for Plan & Build 360, kartforvaltning, byggesak, oppmåling og plan, mindre avløpsanlegg, og VA.

Det ble bestemt i 2022 at kommunene skulle ansatte felles systemforvalter i Plan & Build 40% 360 og byggesaksbehandler 60% i kommunene.

Faggruppen har i 2022 hatt en del felles prosjekt med stab/støtte. Faggruppene hadde derfor felles sesjon under innovasjonsseminaret 2022.

Det ble bestemt at faggruppen skal arrangere en egen fysisk fagdag for byggesak, oppmåling og plan i 2023.

 Sette brukeren i sentrum

• Satt opp flere elektroniske skjema til eByggesak.
• Det har vært arrangert kurs og opplæring på tvers av kommunene.
• Digital post direkte inn og ut av eByggesak.
• Byggesøknader mer integrert i eByggesak.
• Mer innsyn i plan og bygge saker via eByggWeb.

 

Tjenesteutvikling i kommunene

• Vi har god delingskultur blant annet med interkommunalt byggetilsyn Nordmøre, NKF nettverksgruppe byggesak og for veg og trafikk, og de ulike nettverksgruppene.
• Det ble besluttet å etablere forprosjekt for ny felles kartløsning. Oppstart i 2023.
• Vi deltar på DigiMR teknisk faggruppe
• Vi har deltatt i dialoger med ulike leverandører for å diskutere våre ønskede digitale muligheter, for å bidra til fornying av gode digitale løsninger.

 

Gjenbruk og del data

• eByggesak har elektronisk skjemaløsning fra kommuneforlaget med kobling til ID-porten som leverer direkte inn i eByggesak.
• KS FIKS SvarInn og Svarut er tatt i bruk for alle kommuner.
• eByggWeb integreres med flere løsninger for å presentere ut plan og bygge saksbehandling på en plass til publikum.

 

Samarbeid og samarbeidspartnere

• Nettverksgruppene har samarbeidet med nettverksgruppen sak- og arkiv med felles arbeidsmøter med blant annet utarbeiding av maler. 
• Medlemmer i faggruppen deltar også i nasjonale forum for byggesaksdagene, NKF nettverkssamling for fylke.
• KS seminar – Plan, Bygg og Geodata sender vi deltagere på.

 

Digital teknologi

• eByggesak søk får treff til eArkiv.
• Samt saksbehandlingen i eByggesak ble mer digital og automatisk.
• eByggesak leveres som sky leveranse.
• Faggruppen har aktivt søkt innsikt i ny digital teknologi for å øke digital kompetanse i faggruppen.
• Faggruppen bruker aktivt de nye nasjonale fellesløsninger til KS FIKS, som f.eks. SvarInn og eDialog.
• Nettverksgruppen plan og oppmåling har deltatt i arbeidsmøter med TietoEVRY for å bidra med utvikling til produktet ePlansak.
• BraArkiv leveres som skytjeneste. 

 

Gevinstrealisering

• SvarUt/Svar Inn/Edialog har gitt store gevinster for kommunene.
• eByggesøknad har blitt mer tatt i bruk i 2022. Dette gir gevinster for kommunene fordi søknad pre-utfylt så saksbehandler i kommunen får betydelig mindre administrativt arbeid.

 

Sanering

• Mindre papirsøknader fra KF skjema, grunnet innføring av elektroniske skjema.
• Sanert braArkiv servere, ved at det nå er driftet i sky.

 

Samfunnsorientert

• Faggruppen teknisk og de ulike nettverksgruppene har kjørt alle møter i 2022 over Teams.
• Faggruppen har kjørt intern opplæring i bruk av Teams.
• Mindre bruk av papir grunnet løsninger som elektronisk skjema og KS FIKS, (SvarUt, SvarInn og eDialog).

10.3 Helse og omsorg

Det har vært stort og systematisk utviklingsaktivitet i kommunene også i 2022. Vi har to sentrale drivere/utviklingsmiljø som jobber godt og systematisk sammen: Regional responssenter Orkide (RRO)/Nasjonalt velferdsteknolgiprogram og Gerica-nettverket. Her gjennomføres det et systematisk utviklingsarbeid enten i egen regi eller sammen, og med en klar målsetting om bedre systemer som gir gevinster både for bruker, pårørende, helsepersonell og organisasjonen.

Prosjektene har også stor betydning for pasientsikkerhet, kvalitet og frigjøring av tidsressurser.  RRO sin anskaffelse av ny plattform for mottak av velferdsteknolog mv vil gi ytterlige kvalitative og kvantitative gevinster til både bruker, pårørende og ansatte.

Aktivitetene er prioritert i den årlige avklaringsrunden i faggruppe helse og forankret faglig og økonomisk i styret/rådgivende organ. Faggruppe helse følger opp og prosjektene er tema i de månedlige møtene.

Helseplattformen har også vært et viktig tema i 2022. Prosjektet organiseres nå av Kristiansund kommune som har egen regional innføringsleder som dekker alle Orkidekommunene. Det praktiske arbeidet skjer i all hovedsak gjennom helseledernettverket, men faggruppe helse har saken opp som fast punkt i sine møter. Kristiansund kommune og Rindal kommune setter HP i drift november 2023.

10.4 Oppvekst

Arbeidet i Oppvekst-gruppa er som tidligere koordinert sammen med prosjekt-satsingen i Oppvekstnettverk Nordmøre, «Sammen skaper vi fremtiden – Nordmøre 2040». Dette er en satsing for å videreutvikle barnehager, skoler og oppvekstsektoren i kommunene.

Modellering i bruk av digitale tjenester er fortsatt en sentral del av utviklingsarbeidet. All produksjon på samlingene blir delt gjennom Teams og OneNote, og påmeldinger, kartlegginger og evalueringer gjøres i Forms. Vi arbeider stadig med å ta i bruk ny funksjonalitet og forenkle arbeids- og informasjonsflyten vår.

Faggruppa har hatt to ordinære møter i 2022 og fire faggruppemøter som del av fagnettverket i Oppvekstnettverk Nordmøre. Det ble gjennomført to fagdager i mars 2022 for IKT-kontakter i barnehager og skoler og IKT - forum for barnehager og skoler 16.11.22. Etter at pandemien nå er over, gjennomføres samlingene både digitalt, som hybrid og fysisk. Dette gir oss gode muligheter for videre modellering og erfaringsdeling i digitale læringsprosesser.

Tjenesteutvikling i kommunene

Alle kommunene har i 2022 tatt i bruk Visma Sikker Sak for barnehage i tillegg til  Visma Sikker Sak Skole. Dette har gitt gode fagsystem for saksbehandling av barn-/elevsaker med sensitive personopplysninger.

Kommunene våre har samarbeidet i innføringsfasen av Sikker Sak Barnehage, og har brukt erfaringene med innføringen av Visma Sikker Sak Skole med blant annet med Microsoft Teams som delingsplattform for erfaringer, avklaringer og spørsmål mellom de som var involvert i innføringsarbeidet i hver kommune, en digital møteplass som ble mye brukt. Visma brukte også vår plattform da de hadde oppfølgingsmøter med kommunene våre i innføringsperioden.

Samarbeidet med arkivarene har vært viktig ved innføring av Visma Sikker Sak, hvor det arkiveres til Visma sin arkivløsning for fagsystem.

Innovasjon

Vi vektlegger å modellere ny funksjonalitet når vi gjennomfører nettverks-samlinger med deltakere på tvers av kommunene. På samlingene i 2022 har bl.a. gaming, eSport og programmering brukt pedagogisk hatt et særlig fokus.

Kommunene har i samarbeid arbeidet med utprøving og evaluering av mange ulike digitale læremidler og tjenester også i 2022, og rådgiver for oppvekst har deltatt i anskaffelsen av ny avtale for digitale læremidler i Møre og Romsdal.

Ved å delta i UDIR og KS sitt utviklingsarbeid SkoleSec, har vi vært med å utvikle nye nasjonale verktøy for personvern og informasjonssikkerhet i oppvekstsektoren.

Gjenbruke og dele data

På samme måte som tidligere er Visma Flyt skole er «morsystem» for personopplysninger og gruppetilhørighet for våre elever, ansatte og foresatte, samtidig som Feide brukes i brukerhåndtering for innloggingen for elever og ansatte. Disse hentes nå direkte fra Folkeregisteret kontinuerlig. Alle opplysninger på elever, ansatte og foresatte i Visma Sikker Sak hentes og oppdateres fra Visma Flyt Skole.

I 2022 har enda flere av tjenestene vi bruker begynt å bruke ID-porten som påloggingsalternativ for ansatte og Feide har utviklet sin funksjonalitet. Generelt har vi hatt lite nedetid innenfor de tjenestene vi bruker, slik at tilgangen til tjenestene har vært veldig god.

Samarbeid og samarbeidspartnere

Leder av oppvektstgruppa har også i 2022 deltatt i samarbeidsforumet Skolesec sammen med de største kommunene i Norge. I denne sammenhengen har IKT Orkide vært en representant for de mindre kommunene i oppvekst-Norge. Dette engasjementet er nå utvidet til å delta som en av KS sine representanter i Kunnskapsdepartementet sitt samstyringsråd for digitalisering av grunnopplæringen i Norge.

Alle kommunene bortsett fra Rindal deltar i Nettverk Nordmøre sitt utviklingsarbeid, som ble realisert som varig drift av Oppvekstnettverk Nordmøre i 2021. I dette arbeidet brukes Office 365 i stor grad i kommunikasjon og dokumentproduksjon. Vi merker her at mange nye ansatte får sitt første skikkelige møte med disse tjenestene. I dette arbeidet inviterer vi også inn eksterne deltakere bl.a. fra høyskolemiljø som gjennomfører faglige økter mot våre deltakere.

Vi opplever å ha et godt samarbeid med leverandører av løsninger som brukes i barnehagene og skolene våre. Dette gjelder både Visma som leverer de viktigste fagsystemene våre, men også andre leverandører f.eks. av digitale læremidler. Dette ser vi blant annet når vi gjennomfører fagdager for våre folk hvor det føles som at leverandørene ser på vårt kommunesamarbeid som viktig å arbeide mot, selv om vi sammenlignet med andre norske kommuner, ikke representerer så veldig mange ansatte, barn og elever.

Digital teknologi

Innføring av digitale læremidler og tjenester har også det siste året vært et område hvor det har vært gjennomført en del deling av erfaringer, via møter og kommentarer på innlegg i Teams. Det har også vært en god del dialog mellom IKT Orkide Oppvekst og BS undervisning hvor våre kommuner har innkjøpsavtale for digitale læremidler. Gjennom denne avtalen kan kommuner og skoler handle lisenser for de aller fleste aktuelle digitale læremidlene.

Arbeidet med deling av erfaringer med digitale læremidler har fortsatt gjennom 2022.

Programmering er kommet inn i den nye læreplanen for skolen og i rammeplanen for barnehagene, og blir jobbet med både på felles fagdager i regi faggruppa og i den enkelte kommune.

Gevinstrealisering

Ved å ta i bruk Visma Sikker Sak har vi fått muligheter til flere saksbehandlere pr. enhet. Tidligere var dette begrenset til enhetsleder pga. høye kostnader pr. bruker.

Visma Flyt Skole og Barnehage har fått funksjonalitet for håndtering redusert foreldrebetaling i barnehage og SFO noe som har ført til kortere saksbehandlingstid, bedre kvalitet i arbeidet og en lettere søknadsprosess for foresatte.

Ny bruk av digitale læremidler og tjenester kan i noen grad erstatte innkjøp av analoge læremidler, noe som kan gi elevene mer oppdaterte læremidler i tillegg til større mangfold og i noen tilfeller lavere kostnader.

Nasjonalt arbeides det med å utvikle et kunnskapsgrunnlag for bruk av digitale tjenester i undervisningen, og vi vet pr. i dag ikke nok læringseffekter med bruk av disse.

Sanering

Erfaringene med Visma Flyt Timeplan som ble tatt i bruk i skolene i kommunene våre, bortsett fra Rindal, viste seg å være litt forskjellige. Fra flere kommuner kom det tilbakemeldinger om at tjenesten ikke dekte behovene en hadde godt nok. IKT Orkide Oppvekst hadde dialog med Visma og våre kommuner utover høsten 2022 om dette, som endte med at 3 kommuner valgte å gå ut av avtalen for bruk av Timeplanløsningen. En kommune valgte å fortsette med bare en skole.

Hver kommune arbeider hver for seg med arbeidet med å flytte innhold fra lokale servere til lagring i sky.

Områder vi fortsetter med i 2023

Videre innføring av ny funksjonalitet i fagsystemene fra Visma som vi bruker:
Flyt skole, Flyt barnehage, Flyt Timeplan, Sikker Sak. Her også delta i arbeidet med å anskaffe ny digital løsning for IP og bedre tverrfaglig samarbeid.

Fortsette arbeidet med deling av digitalisering av praksis gjennom fagdager for ansatte i skoler og barnehager.

Samarbeide om erfaringsdeling og vurdering av videre felles innkjøp av digitale læremidler inn mot skoleåret 2023/2024.

Delta i regionale og nasjonale samarbeidsfora for å best mulig ta vare på interessene til våre kommuner.