10.1 Stab støtte

Faggruppe Stab støtte består stort sett av personer på kommunalsjefnivå med ansvar for forvaltningsområdet Stab/støtte i sin kommune. Faggruppen ledes av Pål Ranes fra Surnadal kommune og koordineres av Torgrim Sjåvik i IKT ORKide. 

2023 har som tidligere år vært preget av stor aktivitet og mange gode leveranser ute i fagnettverkene.

I årsmeldingen skal vi nå liste opp arbeidet som er igangsatt eller fullført innenfor dette forvaltningsområdet. 

Sette brukeren i sentrum

• Redesign av Min side for kommunene og synliggjør valgene før innlogging.
• Våre nettsider er universelt utformet og har tilgjengelighetserklæring.
• Gjennomført omfattende kurs for ansatte i klart språk og universell utforming av IKT og etterfølgende workshop å endre brev som blir sendt til innbyggere.
• Mobiltilpasset/responsivt design på de kommunale nettsidene og tjenestene (60% av innbyggerne bruker mobiltelefon).
• Ansatte har fått tilgang til KI verktøy til utforming av tekst eller støtte i saksbehandling. Fortsatt på et preliminært nivå (Påkobla KI, Chat GPT

Tjenesteutvikling i kommunene       

• Nye krav i LØP prosjektet om tilgang til egne data bør åpne for nye muligheter til bruk av våre data.
• Krav knyttet til integrasjoner i LØP prosjektet vil bedre tjenesteproduksjonen
• Skjema-mal for ledelsens gjennomgang er laget. Dette skal forenkle oppfølgingen av aksjonspunkter og gi kommunedirektører bedre oversikt over virksomhetens internkontroll.
• Alle kommuner takket ja til et endringsbilag i kontrakten med Compilo, slik at vi i 2024 får startet integrasjon mellom Compilo og P360.

Gjenbruk og del data

• Opprett nettverksgruppe for Brukerhåndtering og tilgangsstyring (IDM)  

 Innovasjon

• Portalgruppen har smidige prosesser for å komme raskt i gang med tjenester i Fiks-plattformen (folkeregister, bekymringsmelding, skatt- og inntektssøk, integrasjoner) og har felles drift/administrasjon for kommunene.
• Anvendelse, utfordringer og muligheter knyttet til KI har preget året.

Samarbeid og samarbeidspartnere

• Delingskultur med universell utforming av IKT i samarbeid med Digi Møre og Romsdal til andre digi-nettverk og kommuner.
• Gjennomført tilgjengelighetserklæring for medlemskommunene: hovedportal, postliste, politiske møter og saker (opengov), arkivplan og KF skjema.
• Gjennomført kurs og workshops i redaktørkurs (Acos CMS), skriveregler, klart språk, universell utforming.
• Gjennomført kartlegging av informasjonsflyt og ROS-analyser (barnevern).
• Laget nye nettsider i samarbeid med Digi Møre og Romsdal og Nordmøre krisesenter.
• Satt opp online søk for skatt- og inntekt samt integrasjon fra EPJ (helseplattformen, Gerica og Profil).
• Etablert Fiks forum for informasjon og erfaringsdeling om Fiks-plattformen.
• Samarbeidet i Digi MR har utviklet seg videre. Nye prosjekter vurderes om de skal kjøres i en større regi.
• LØP anskaffelsen har blitt en stor suksess. 12 kommuner deltok på opsjon. Svært gode tilbakemeldinger på hva vi har framforhandlet på vegne av felleskapet. Kan være en mal for framtidig samarbeid.
• Nye tjenesteavtaler med personvernombudstjenesten i IKA MR er signerte. Tre personer deler på leveransen av tjenesten avhengig av fagområde. Vi fortsetter å ha nettverksmøter, hvor deler av møtene brukes til personvern. Personvernombudet deltar og har egen agenda.
• Ny samarbeidsavtale med IKAMR signert. Denne er revidert på grunn av endringer i lovverk.

Digital teknologi

• Hovedportalene med delportaler, er flyttet til Acos webhotell (Visolit)
• Tatt i bruk nasjonale felleskomponent Fiks søk skatt- og inntekt, Fiks protokoll
• Fortsatt fokus på skyløftet. Vi kan nå se på en utplassering av datarommet.
  Gevinstrealisering
• Fiks plattformen (svarUt, SvarInn, eDialog, dokumentlager, folkeregister) har gitt store gevinster for kommunene.
• LØP prosjektet dokumentere betydelige gevinster. Legger også til rette for tjenestesamarbeid i større regi, noe som vil gi betydelige dokumenterte gevinster..  

Sanering

• On-prem for hovedportalene (web- og databaservere) er fjernet.
• Det er laget planer for å samle vårt driftsmiljø i Azure, noen som medfører sanering av en del tjenester.

Samfunnsorientert

• Mindre bruk av papir grunnet løsninger som elektronisk skjema og KS FIKS (SvarUt, SvarInn, eDialog, dokumentlager).
• Bærekrafts mål blir stadig viktigere i våre prosjekter.

Personvern og informasjonssikkerhet

• Kommunene har felles personvernerklæring til innbyggere som er samkjørt av nettverksgruppen kvalitet, sammen med personvernombud og portalgruppen.

10.2 Teknisk

2023 var et år preget av samarbeid, innovasjon og en felles visjon for å forme fremtidens teknologiske landskap. I løpet av det siste året var faggruppen uten formell leder, men takket være innsatsen til Kathrine Tømmervåg fra IKT Orkide, har lederskapet vært ivaretatt sammen med koordinatorrollen for gruppen. 

Det siste året har vært preget av strategiske diskusjoner og handlinger. Mandatet til faggruppen ble gjennomgått, og vi satte kursen mot en mer aktiv tilnærming til digital transformasjon. Diskusjonene har vært inspirerende og rettet mot å finne løsninger for å oppnå våre mål innenfor de ulike områdene i kommunene og fagnettverkene som faller inn under den tekniske faggruppen.

Våre nettverksgrupper, som omfatter en rekke sentrale områder fra planlegging til infrastruktur, har vært aktive og engasjerte. Med administratorer for Plan & Build 360, kystforvaltning, byggesak, oppmåling og VA, har vi et solid fundament for å drive frem tekniske løsninger som gagner samfunnet vårt.

Det har også vært gledelig å ønske nye ansikter velkommen til vårt team. Marthe Elise Ørnvik har trådt inn som felles systemforvalter i Plan & Build 360, og hennes bidrag har vært uvurderlig. Vi ser frem til fortsettelsen av hennes innsats i året som kommer.

Samarbeidet med faggruppe stab-Støtte har vært sentralt i vårt arbeid, og vi har hatt givende fellessesjoner under innovasjonsseminaret i 2023. Nå ser vi frem til å ha vår egen fagsesjon neste år, noe som vil gi oss muligheten til å dykke dypere inn i våre felles prosjekter og ambisjoner. Gruppen har satt ned egen programkomite som jobber med dette. 

I 2024 ser vi frem til å starte opp prosjektet for felles anskaffelse av kartløsninger og fortsette vårt nære samarbeid med Digi MR. Et spennende webinar om ePlanSak for hele fylket har vi også brukt tid på å planlegge med Digi MR. 

Vår dedikasjon til kunnskapsdeling og nettverksbygging ble tydelig demonstrert gjennom vår egen fysiske fagdag på Thon Hotel Innlandet den 1. juni. Dagen var en stor suksess, og tilbakemeldingene har vært overveldende positive. Vi ser allerede frem til neste års arrangement.

 Sette brukeren i sentrum

• Satt opp flere elektroniske skjema til Plan&Build. 
• Det har vært arrangert kurs og opplæring på tvers av kommunene.
• Digital post direkte inn og ut av Plan&Build..
• Byggesøknader mer integrert i Plan&Build. .
• Mer innsyn i plan og bygge saker via eByggWeb.

Tjenesteutvikling i kommunene

• Vi har god delingskultur blant annet med interkommunalt byggetilsyn Nordmøre, NKF nettverksgruppe byggesak og for veg og trafikk, og de ulike nettverksgruppene.
• Det ble besluttet å etablere forprosjekt for ny felles kartløsning. Oppstart i september 2024. 
• Vi deltar på DigiMR teknisk faggruppe
• Vi har deltatt i dialoger med ulike leverandører for å diskutere våre ønskede digitale muligheter, for å bidra til fornying av gode digitale løsninger.

Gjenbruk og del data

• Plan&Build har elektronisk skjemaløsning fra kommuneforlaget med kobling til ID-porten som leverer direkte inn i Plan&Build..
• KS FIKS SvarInn og Svarut er tatt i bruk for alle kommuner.
• eByggWeb integreres med flere løsninger for å presentere ut plan og bygge saksbehandling på en plass til publikum.

Samarbeid og samarbeidspartnere

• Nettverksgruppene har samarbeidet med nettverksgruppen sak- og arkiv med felles arbeidsmøter med blant annet utarbeiding av maler. 
• Medlemmer i faggruppen deltar også i nasjonale forum for byggesaksdagene, NKF nettverkssamling for fylke.
• KS seminar – Plan, Bygg og Geodata sender vi deltagere på.
• Systemforvalter i Plan&build har god delingskultur og holder fagmøter 

Digital teknologi

• Plan&Build søk får treff til eArkiv.
• Plan&Build leveres som sky leveranse.
• Faggruppen har aktivt søkt innsikt i ny digital teknologi for å øke digital kompetanse i faggruppen.
• Faggruppen bruker aktivt de nye nasjonale fellesløsninger til KS FIKS, som f.eks. SvarInn og eDialog.
• Nettverksgruppen plan og oppmåling har deltatt i arbeidsmøter med TietoEVRY for å bidra med utvikling til produktet ePlansak.
• BraArkiv leveres som skytjeneste. 

Gevinstrealisering

• SvarUt/Svar Inn/Edialog har gitt store gevinster for kommunene.
• eByggesøknad har blitt mer tatt i bruk i 2023. Dette gir gevinster for kommunene fordi søknad pre-utfylt så saksbehandler i kommunen får betydelig mindre administrativt arbeid.

Sanering

• Mindre papirsøknader fra KF skjema, grunnet innføring av elektroniske skjema.
• Sanert braArkiv servere, ved at det nå er driftet i sky.

Samfunnsorientert

• Faggruppen teknisk og de ulike nettverksgruppene har kjørt alle møter i 2023 over Teams.
• Faggruppen har kjørt intern opplæring i bruk av Teams.
• Mindre bruk av papir grunnet løsninger som elektronisk skjema og KS FIKS, (SvarUt, SvarInn og eDialog).

10.3 Helse og omsorg

Det har vært stort og systematisk utviklingsaktivitet i kommunene også i 2023. Vi har to sentrale drivere/utviklingsmiljø som jobber godt og systematisk sammen: Regional responssenter Orkide (RRO) og Gerica-nettverket. Her gjennomføres det et systematisk utviklingsarbeid enten i egen regi eller sammen, og med en klar målsetting om bedre systemer som gir gevinster både for bruker, pårørende, helsepersonell og organisasjonen.

Prosjektene som er blitt gjennomført har stor betydning for pasientsikkerhet, kvalitet og frigjøring av tidsressurser.  RRO sin anskaffelse av ny plattform for mottak av velferdsteknologi mv vil gi ytterlige kvalitative og kvantitative gevinster til både bruker, pårørende og ansatte.

Aktivitetene er prioritert i den årlige avklaringsrunden i faggruppe helse og forankret faglig og økonomisk i styret/rådgivende organ. Faggruppe helse følger opp og prosjektene er tema i de månedlige møtene.

Det er gjennomført månedlige møter i faggruppa. Oppmøtet har vært noe varierende. En av årsakene til dette er at deltakerne i faggruppa (kommunalsjefer innen helse/PLO) også deltar i mange andre nettverk og samarbeid som krever tid. På slutten av 2023 ble denne problemstillingen tatt opp i samarbeidet. Prosessen og diskusjonen rundt dette og hvordan dette best kan løses pågår fortsatt.

Kristiansund og Rindal innførte Helseplattformen i 2023. Dette er et eget prosjekt som går utenfor faggruppe Helse. Prosjektet har egne innføringsledere.

Samarbeid og samarbeidspartnere:

Gericakommunene 

Samarbeidet mellom Gericakommunene har vært godt utnyttet også i 2023. Det er månedlige faste møter mellom systemansvarlige og systemforvalterne. Vi bistår hverandre når utfordringer dukker opp, deler på kunnskap og erfaring. Vi har hatt stort fokus på ulike typer velferdsteknologi, og oppdatert hverandre om dette i møtene.

Det har vært et meget godt samarbeid med ulike fagpersoner i IKT-Orkide. De er lett tilgjengelige og behjelpelige når behov oppstår.

Digi Møre og Romsdal 

Digi Møre og Romsdal har siden september 2020 vært i prosjekt for å bygge opp en samarbeidsstruktur mellom kommunene og fylkeskommunen i regionen samt med kobling til nasjonal arena gjennom KS sentralt. Fra 01.01.2023 gikk samarbeidet over i drift og alle kommunene deltar videre i samarbeidet. I 2023 har vi fortsatt arbeidet med å bygge opp og videreutvikle samarbeidet slik at kommunene kan dra enda mer nytte av arenaene og aktivitetene som gjøres i fellesskap. Alle digitalieringsnettverkene i Norge har frikjøpte ressurser for å styrke innsatsen på velferdsteknologiområdet. Det vil si at vi i Møre og Romsdal har ett årsverk fordelt på to personer som fremover vil jobbe med blant annet kartlegginger, kompetanseheving, støtte til implementering av velferdsteknolgi og legge til rette for felles prosjektet og tiltak. 

Ressursene er frikjøpt av KS sentralt og inngår også i et nasjonalt kommunenettverk for velferdsteknolgi der de også bidrar til den nasjonale utviklingen på området. Frikjøpte ressurser leder regionalt fagnettverk for eHelse, et samarbeid på overordnet nivå mellom kommuner, eKomp, helseforetaket, Statsforvalter og sentrale aktører knyttet til velferdsteknologi. Nettverket skal bidra til styrket innsats på området, bedre koordinert innsats, samordning og synergier.

I 2023 har det vært jobbet med felles modell for innføring og nettverk for e-helse i kommunal sektor – Et felles arbeid for økt gjennomføringskraft innen digitalisering i helse og omsorg. Mål for arbeidet har vært:

• Raskere utbredelse og bedre bruk av helseteknologi
• Benytte frikjøpte nettverksressurser mer effektivt og koordinert til både felles innføringsprosesser og relevant støtte til kommunene innen e-helseområdet
• Legge til rette for at de regionale nettverkene kan sikre forankring og beslutningsprosesser, som fremmer innføringsprosesser

Møre og Romsdal har hatt med to representanter i arbeidsgruppen (Atle Betten og Benedicte Nyborg).  Den nye modellen skal realiseres i 2024.  eHelse vil gjennom denne modellen være tettere koblet til digitalieringsnettverk.

Visualisering av ny modell for felles innføringsløp e-helse i kommunal sektor:

Regionalt responssenter Orkide – RRO 

Leder RRO har gjennom 2023 hatt permisjon i 80% stilling for å arbeide på vegne av KS Møre og Romsdal, for å bistå alle kommuner med innføring av helseteknologi. Det har vært leid inn erstatter med fokus på drift av avdelingen. Resterende 20% har vært benyttet for utviklingsoppgaver og økonomiansvar for opprinnelig leder.

Avdelingen har primo 2023 arbeidet med implementering av anskaffelsen for både pasientnær teknologi, app for mottak av oppdrag og plattform for mottak av både tekniske og skarpe varsel. Anskaffelsen ble gjennomført på vegne av samtlige medlemskommuner ved RRO.

Det har vært avholdt flere og ulike webinarer hvor leverandør (Careium) har presentert sine teknologier og bruksområdet for medlemskommuner, samt ulike webinar med erfaringsoverføring mellom kommuner. Medlemskommunene har nå egne ressurspersoner som kan avrope på avtale og ha dialog med leverandør pr kommune.

Spesielt fokus har informasjon om- og utskifting av teknologi fra 2G til 4G. Dette har bakgrunn i varslet avvikling av 2G nettet fra 2025. Hovedsakelig omfatter dette i overkant av 2100 trygghetsalarmer og ca 100 lokaliseringsteknologi (GPS). 

Tjenesteutvikling og innovasjon i kommunene:

De mange aksjonspunkter og prosjekter som er omtalt i årsmeldingen har satt sitt preg på tjenesteutviklingen i kommunene i 2023 og vil gjøre det også inn i 2024. Aktiviteten har vært høy og vil fortsatt være høy også i 2024.

På den ene siden er tilgjengelige teknologier, integrasjoner og innovasjoner viktig, men dette skal inn i arbeidsprosesser og daglig drift. Helt sentralt i dette er tjenestemodeller som ivaretar sikkerhet og kvalitet i utvikling og drift. Dette er erfaringsmessig prosesser som tar noe tid med avlæring, nylæring og endring arbeidsprosesser og organisering. Deltakelse i de nasjonale digitaliseringsprosjektene blir viktig også i 2024.

Gjenbruk og deling av data:

RRO har sammen med 3 samarbeidskommuner tatt i bruk app for sending og mottak av oppdrag fra velferdsteknolgi. Disse kommunene er Hitra, Hustadvika og Gjemnes. Gevinster er økt pasientsikkerhet, redusert tidsbruk i telefon, økt sikkerhet for ansatte i bil, samt redusert tidsbruk i telefon for operatør. Kristiansund kommune er neste kommune som skal ta i bruk denne appen. Fra tidligere er tilsvarende innført via håndholdte enheter (LMP) for Gericakommunene Sunndal, Surnadal, Smøla, Aure og Averøy. Her er det også automatisk journalføring via kommunikasjonsplattformen Esense.

Medio 2023 ble det startet opp et større integrasjonsarbeid ifbm Helseplattformen som EPJ. Integrasjonsmotor er VKP (velferdsteknologisk knutepunkt) I dette integrasjonsarbeidet har det vært deltagere fra Epic, Helseplattformen, RRO, VKP/NHN og Careium. Det har vært høy aktivitet siste del av 2023 og hovedfokuset har vært 3-delt: 

• Synkronisering av pasienter fra Helseplattformen til Careium daglig- gevinster er reduser analog føring med fare for feil; redusert tidsbruk for operatører og medlemskommune, samt økt pasientsikkerhet
• Uthenting av journalinformasjon fra Helseplattformen til Careium ved behov og etter forespørsel fra operatør- spesielt tilpasset personvernprinsipper med tilgang til minst mulig, men best mulig informasjon om bruker. Dette gir også gevinster i form av økt kvalitet (rett informasjon til rett tid for operatør), redusert tidsbruk på føring av journalinformasjon i flere systemer, samt økt pasientsikkerhet.
• Journalføring av hendelser fra Careium til Helseplattformen (velferdsteknologi). Sikrer at journalverdig informasjon automatisk journalføres fra RRO sin side til Helseplattformen. Gir økt kvalitet og pasientsikkerhet.

Integrasjoner:

GPS som tjeneste for innbyggere- økt pårørendeinvolvering - lokalisering og posisjoneringsteknologi: Teknologien angir posisjon hos bruker, enten ved aktivt utløst, eller ved passiv alarm via geofence eller lokalisering fra pårørende. Brukergruppe er både yngre med ulike medisinske tilstander, og eldre med ulik kognitiv funksjon Pårørende er førstemottaker av varselet via en app; «Family appen», og kan selv foreta ulike justeringer ift tilgjengelighet mm. RRO er alltid backup, dersom pårørende ikke svarer på varselet. Ca 10 hjemmeboende brukere pr dato. Behovet antas mye høyere, men uavklarte forhold ift utrykning (når pårørende ikke svarer) har ført til at prosessen har stoppet opp.

1. Økt trygghet for pårørende, reduksjon av bekymring og uro i familien
2. Ivaretagelse av fysisk funksjon hos brukere av tjenesten, gjennom økt mobilitet
3. Økt frihet for brukere av tjenesten
4. Antatt økt evne til å bo hjemme lengre

Integrasjon RRO- Profil: Brukerinformasjon integreres daglig over fra Profil til plattform RRO dersom bruker har fått tjenesten «trygghetsalarm» i Profil. Operatør RRO slipper å legge inn bruker manuelt i egen plattform, fordi prosessen er automatisert.

• Gevinster:
  • Kvalitetssikring av pasientinformasjon
  • Redusert bruk av manuelle operasjoner

Digital hjemmeoppfølging av Covid-pasienter: IKT-avdelingen I Kristiansund kommune, har bygd en plattform for bl.a mottak av varsel knyttet til oksygenmetning, puls og temperatur, for innbyggere med covidsykdom. Selve algoritmen for varsel er utviklet av lungelege ved Kristiansund sykehus og lege i smittevernteam. Innbygger sender inn egne verdier til plattformen, og er verdiene utenfor akseptabel grenseverdi, går varslet om dette til operatører ved RRO. Operatør kontakter legevakt for vurdering av innbygger.

Gevinster:Bruker: 

• Tidlig oppdagelse av forverret tilstand. Økt innsikt i egen sykdom og derved økt trygghet, og sannsynligvis redusert bruk av respirator

Prosjekter gjennomført i 2023

Tjenesteområde pleie- og omsorg/Gerica-kommunene 

• Integrasjon av eLink 2.0 Web. Gjelder e-meldinger. Den er forenklet i bruk.
  • Status:  Har vært i bruk siden januar 2023
  • Gevinster:  Forenklet versjon, mer intuitiv å bruke.

• Modulen Gerica skatteoppgjør og ligningsopplysninger
  • Status:  Er innført og tatt i bruk
  • Gevinster:  Enkel tilgang til ligningsopplysninger og skatteoppgjør som er nødvendig i forhold til beregning av opphold på sykehjem og brukerbetaling for tjenester

• Mer omfattende bruk av KJ i Gericakommunene
  • Status:  To kommuner bruker KJ aktivt. De fire andre kommunene har meget begrenset bruk, til tross for forsøk på økt aktivitet.    
  • Gevinster:  Enkel tilgang til blant annet brukers alltid oppdaterte medisinliste, kritisk informasjon og finne helseopplysninger på tvers i helsevesenet.

• Andre prosjekter i Gericakommunene:

• To-dagers saksbehandlerkurs i Surnadal
• Opplæring i eSense
• Oppgradering av maler i Gerica tilpasset kravene for Universell utforming
• Kostdataprogram for kommunene Averøy, Sunndal og Tingvoll. Etter anbudskonkurranse ble programmet Nutshell valgt. Kommunene er nå i gang med implementeringen.
• Månedlige møter i Gericasamarbeidet hvor et av formålene er nyttig i erfaringsutvekslingen mellom kommunene, samt deling av kunnskap på tvers. 
• Gerica oppdatert til siste versjon

Tjenesteområde Socio 

• Digisos Innsynsløsning. NAV-kontorene har tatt i bruk denne løsningen. Den gir søkere om sosiale tjenester tilgang til sin egen saksbehandling ved NAV-kontoret. 
  • Status: Er tatt i bruk
  • Gevinster: Færre telefoner inn til saksbehandler på NAV- kontorene. Søker på sosiale tjenester kan følge sin egen sak
• Integrasjon Folkeregisteret NAV Indre Nordmøre
  • Status: Er tatt i bruk
  • Gevinster: En enkel og lettvint måte å gjøre oppslag i folkeregisteret.
• Andre prosjekter
  • Oppgradering av maler i Socio tilpasset kravene for Universell utforming
  • Socio er oppgradert til siste versjon

Tjenesteområde HsPro/digital innbyggerdialog 

• Status:
  • Surnadal tok i bruk DigiHelsestasjon våre 2023. Aure, Averøy, Gjemnes, Smøla, Sunndal og Tingvoll har brukt løsningen ett år. 
  • Digiungdomsløsningen er ferdig og klar til innføring i starten av 2024 kommer her vil det være en egen app for ungdommer. 
  • Kristiansund og Rindal gikk på Helseplattformen i 2023. Der er det en annen løsning for å kommunisere med innbygger.
• Gevinster:
  • Gevinstene rundt digital innbyggerdialog er knyttet til bedre tilgjengelighet, involvering og tidsbruk for innbyggerne. 
  • Brukeren kan kontakte helsesykepleier på en sikker digital plattform. For ungdom vil dette etterhvert bli særlig viktig. 
  • Løsningen gir også større trygghet og oversikt. Brukeren får oversikt over avtaler, kan avbestille og får informasjon om hva som skjer på de ulike timene.
  • For tjenesten er det gevinster knyttet til bedre oppfølging av brukerne og mer effektiv tidsbruk. I tillegg ser man at løsningen kan redusere antall ikke-møtt.

Tjenesteområde RRO og medlemskommuner

• RRO gitt prosessveiledning på innføring av digitale tilsyn for hjemmeboende for 6 kommuner og RRO har produsert dokumentasjon og sjekklister i samarbeid med medlemskommuner. I dag har kun 4 medlemskommuner digitale tilsyn i drift, hvor tilsyn utføres med av RRO. Gevinstene av dette, rapporteres å være store, både ift tidsbruk på tilsyn for «sikkerhets skyld», men også pasientsikkerhet fordi fall og andre uheldige hendelser kan avdekkes raskere. Ikke minst er rett tjeneste til rett tid dokumentert, hvor RRO kan sende ambulanse istedenfor hjemmetjenesten dersom dette er indikert.
• RRO mottok i mars 2023 DOGA prisen, for sitt bidrag inn i arbeid med «Hjemmesykehus». En nasjonal utmerkelse og bekreftelse på deltagelse i samskapingsprosjekt med flere aktører og høy gevinst for både pasienter og sykehus.
• RRO har sammen med 3 samarbeidskommuner tatt i bruk app for sending og mottak av oppdrag fra velferdsteknolgi. Medio 2023 ble det startet opp et større integrasjonsarbeid ifbm Helseplattformen som EPJ. Integrasjonsmotor er VKP (velferdsteknologisk knutepunkt) I dette integrasjonsarbeidet har det vært deltagere fra Epic, Helseplattformen, RRO, VKP/NHN og Careium. Begge disse prosjektene er nærmere omtalt pkt «Gjenbruk og deling av data».
• RRO har arranger fysisk workshop med deltagelse fra samtlige medlemskommuner. Det er sterkt ønske om en felles strategi innenfor e-helseområdet. Dette er utsatt pga ressurstilgang på ledelsessiden pga permisjon
• RRO har deltatt i planlegging av samlokalisering mellom legevakt og RRO på Løkkemyra
• RRO overvåker nå e-meldingsflyt for Kristiansund kommune og varsler hjemmetjenesten ved stopp.
• Leder RRO har vært invitert og deltatt på flere nasjonale samlinger, med presentasjoner av RRO med ulike perspektiv.
• Nye produkter for 2024/2025 vil være såkalte dashboard som viser aktivitet, tall og oppsummeringer av over teknologier for den enkelte kommune og er under planlegging.

Tjenesteområde Digi Møre og Romsdal

Generell status pr 31.12.23 

• Digi Møre og Romsdal har hatt første år i ordinær drift.  Det er høy aktivitet, og det har vært gjennomført flere frokostmøter, webinar og fysiske samlinger på e-helseområdet.  Det ble søkt og innvilget skjønnsmidler fra statsforvalteren til prosjekt e-lås, dette starter opp i 2024.

Helseplattformen

• Innføring av Helseplattformen i Kristiansund og Rindal. Eget prosjekt i regi av regional innføringsleder i Kristiansund med teknisk bistand fra IKT-Orkide.

10.4 Oppvekst

Arbeidet i Oppvekst-gruppa er som tidligere koordinert sammen med Oppvekstnettverk Nordmøre, «Sammen skaper vi fremtiden – Nordmøre 2040». Dette er en satsing for å videreutvikle barnehager, skoler og oppvekstsektoren i kommunene. Faggruppa hadde i 2023 fire møtepunkt på samlinger samtidig med Oppvekstnettverk Nordmøre. I tillegg har det vært fagdager.

Våren 2023 var det svært mye arbeid med foreberedelse og gjennomføring av skriftlig eksamen for første gang på 4 år for 10.trinnselevene. Dette innebar kontinuerlig kommunikasjon, møtepunkter og samspill med IKT - miljøene, skoleledere og faglige oppveksledere i kommunene fra januar til mai.

Kunnskapsdepartementet kom våren 2023 med en ny Digitaliseringsstrategi for grunnopplæringen. Denne var tema på de fleste samlingene, og var en av hovedtemaene på Innovasjonsseminaret til IKT Orkidé i september 2023. Det ble også gjennomført fysiske fagdager i november 2023 for IKT- kontakter i barnehager og skoler.

 Leder og rådgiver av faggruppa Oppvekst i IKT Orkidé deltar i Digi Oppvekst Møre og Romsdal, og er fra høsten 2023 er faggruppelederen fra IKT Orkidé også leder for Digi Oppvekst Møre og Romsdal. Dette betyr deltakelse i Fag- og prioriteringsrådet til KS på oppvekstområdet

Tjenesteutvikling i kommunene

Alle kommunene tok i bruk Visma Sikker Sak for både barnehage og skole i løpet av 2022. I 2023 har det vært videre arbeid med felles maler, hvor universell utforming har hatt et særlig fokus.

Våren 2023 ble det nødvendig å videreutvikle eksamensløsningen til IKT Orkidé - kommunene, siden den digitale utviklingen hadde gått videre i covid- årene uten skriftlig eksamen. Evalueringen viste at kommunene og skolene opplevde en sikker og god gjennomføring av eksamen, med god støtte fra IKT Orkidé.

Høsten 2023 tok vi initiativ til en kartlegging av bruk av KI i Møre og Romsdal gjennom Digi Oppvekst Møre og Romsdal. Denne er også gjennomført av Møre og Romsdal fylkeskommune.  Resultatene blir blant annet brukt på en fagdag i Digi Oppvekst Møre og Romsdal, men også som grunnlag for videre arbeid med eventuelle KI-løsninger for skolene i IKT Orkidé.

Innovasjon

Vi vektlegger å modellere bruk av ny funksjonalitet når vi gjennomfører nettverks-samlinger med deltakere på tvers av kommunene. På samlingene i 2023 har bl.a. KI og vLogg brukt pedagogisk hatt et særlig fokus.

Ved å delta i UDIR og KS sitt utviklingsarbeid SkoleSec, er vi med og utvikler nye nasjonale verktøy for personvern og informasjonssikkerhet i oppvekstsektoren, som har vært grunnlag for arbeidet regionalt.

Samtidig har vi vært litt forsiktige med en full utrulling av KI i skolene. Det pågår en stor debatt rundt digitalisering av skolen, og høsten 2023 kom det anbefalinger om mobilfrie skoler og innsnevring av nett-tilgang på elevenes enheter. Det er også varslet flere nasjonale tiltak, hvor bruk av KI eller ikke er et aktuelt tema. Så langt har bruk av KI blitt forbudt å bruke på eksamen våren 2024.

Vi er tett på og har faste samarbeidsmøter med teknisk side i IKT Orkidé om våre løsninger.

Gjenbruke og dele data

På samme måte som tidligere er Visma Flyt barnehage og skole er «morsystem» for personopplysninger og gruppetilhørighet for våre barn, elever, ansatte og foresatte. Disse hentes nå direkte fra Folkeregisteret kontinuerlig. Alle opplysninger på elever, ansatte og foresatte i Visma Sikker Sak hentes og oppdateres fra Visma Flyt Barnehage og Skole.

Eksport fra Visma Flyt skole blir brukt inn i de nasjonale løsninger, som PAS prøver, Elevundersøkelsen og eksamen.

Feide brukes fortsatt som brukerhåndtering for innloggingen for elever og ansatte. Foresatte bruker ID-porten. Flere av tjenestene vi bruker har begynt å bruke ID-porten som påloggingsalternativ for ansatte, og Feide har utviklet sin funksjonalitet med forslag til innebygde databehandleravtaler.

Generelt har vi hatt lite nedetid innenfor de tjenestene vi bruker, slik at tilgangen til tjenestene har vært veldig god.

Samarbeid og samarbeidspartnere

Leder av oppvektstgruppa har også i 2023 deltatt i samarbeidsforumet Skolesec sammen med de største kommunene i Norge og i Kunnskapsdepartementet sitt samstyringsråd, hvor IKT Orkide vært en representant for de mindre kommunene i oppvekst-Norge.

Fra høsten 2023 har en også på oppvekstområdet økt engasjementet og bidratt til å få i gang samarbeidet i Digi Oppvekst Møre og Romsdal.

I utviklingsarbeidet på oppvekstområdet brukes Office 365 i stor grad i kommunikasjon og dokumentproduksjon. Vi merker her at mange nye ansatte får sitt første skikkelige møte med disse tjenestene. I dette arbeidet inviterer vi også inn eksterne deltakere bl.a. fra høyskolemiljø som gjennomfører faglige økter mot våre deltakere.

Vi opplever å ha et godt samarbeid med leverandører av løsninger som brukes i barnehagene og skolene våre. Dette gjelder både Visma som leverer de viktigste fagsystemene våre, men også andre leverandører f.eks. av digitale læremidler. Dette ser vi blant annet når vi gjennomfører fagdager for våre folk hvor det føles som at leverandørene ser på vårt kommunesamarbeid som viktig å arbeide mot, selv om vi sammenlignet med andre norske kommuner, ikke representerer så veldig mange ansatte, barn og elever.

Digital teknologi

Innføring av digitale læremidler og tjenester har også det siste året vært et område hvor det har vært gjennomført en del deling av erfaringer, via møter og kommentarer på innlegg i Teams. Det har også vært en god del dialog mellom IKT Orkide Oppvekst og BS undervisning hvor våre kommuner i 2023 finn ny innkjøpsavtale for digitale læremidler. Gjennom denne avtalen kan kommuner og skoler handle lisenser for de aller fleste aktuelle digitale læremidlene.

Arbeidet med deling av erfaringer med digitale læremidler har fortsatt gjennom 2023.

Når det gjelder vurderinger rundt bruk av KI i oppvekst, se over.

Gevinstrealisering

Visma Flyt Skole og Barnehage har fått funksjonalitet for håndtering redusert foreldrebetaling i barnehage og SFO noe som har ført til kortere saksbehandlingstid, bedre kvalitet i arbeidet og en lettere søknadsprosess for foresatte.

Bruk av digitale læremidler og tjenester kan i noen grad erstatte innkjøp av analoge læremidler, noe som kan gi elevene mer oppdaterte læremidler i tillegg til større mangfold og i noen tilfeller lavere kostnader.

Samtidig er den tildelt statlige milder for innkjøp av analoge læremidler, og det pågår en stor diskusjon rundt barn og unges skjermbruk, med eget nedsatt skjermutvalg. Dette inngår i det nasjonale arbeidet med å utvikle et kunnskapsgrunnlag for bruk av digitale tjenester i undervisningen, og vi vet pr. i dag ikke nok læringseffekter med bruk av disse.

Sanering

Hver kommune arbeider fortsetter arbeidet med å flytte innhold fra lokale servere til lagring i sky. Vi har fremdeles noen løsninger i oppvekst, som integrering og flyktning, som ikke en skybasert enda. Trolig skjer dette først i 2025.

Områder vi fortsetter med i 2024

• Videreføre innføring av ny funksjonalitet i fagsystemene fra Visma som vi bruker:

Flyt skole, Flyt barnehage, Flyt Timeplan, Sikker Sak. Her også delta i arbeidet med å anskaffe ny digital løsning for IP og bedre tverrfaglig samarbeid.

• I løpet av 2024 vil det også bli vurdert og besluttet om en skal gjennomføre en anbudsprosess for fagsystemene i oppvekst

• Fortsette arbeidet med deling av digitalisering av praksis gjennom fagdager for ansatte i skoler og barnehager.

• Samarbeide om erfaringsdeling og vurdering av videre felles innkjøp av digitale læremidler inn mot skoleåret 2024/2025.

Delta og bidra i regionale og nasjonale samarbeidsfora for å best mulig ta vare på interessene til våre kommuner